آیا برای رسیدن به اهدافتان در سال جدید آمده‌اید؟ برنامهریزی روزانه یک راه مطمئن و عالی برای استفاده درست از زمان برای رسیدن به هدف‌های شخصی و کاری است. در این مقاله، یک راهنمای کامل در مورد نحوه برنامهریزی بیان می‌کنیم و در ادامه چند نکته کلیدی برای اصول برنامهریزی را موردبحث قرار می‌دهیم. همینطور نمونه جدول برنامهریزی روزانه برای سال 1403 با امکان دانلود برای شما در انتهای مقاله قرار دارد.
چرا باید از برنامه ریزی روزانه استفاده کنیم؟
علی‌رغم درک این موضوع، ما اغلب در اولویتبندی و برنامهریزی در مهمترین بخش، یعنی زندگی روزانه شکست می‌خوریم.
ما اهداف ماهانه و سالانه تعیین می‌کنیم، اما فعالیت روزمره شامل (کاری است که هر روز انجام می‌دهیم)، عادت‌‌ها و روتین‌های هر روز، وظایف و مسئولیت‌هایی که در زندگی انجام می‌دهیم ، کلید رسیدن به آن اهداف هستند.
بادرک این موضوع، داشتن یک برنامهریزی روزانه کارآمد، تاثیر زیادی در رسیدن به اهداف و موفقیت در زندگی شخصی و کاری دارد. در ادامه این مقاله نحوه برنامهریزی اصولی برای سال جدید را با هم بررسی می‌کنیم.
مزایای داشتن برنامهریزی روزانه چیست؟
- مدیریت زمان و نظم شخصی
- کاهش استرس و اضطراب روزانه
- عملکرد بهتر در کار حرفه‌ای
- رسیدن به اهداف سالانه
- افزایش اعتماد به نفس
- تعادل کار و زندگی
- بهبود سامت جسمی و فردی
برای سال جدید چگونه برنامهریزی کنیم؟
حال که بااهمیت داشتن برنامهریزی و تأثیر آن در زندگی بیشتر آشنا شدیم، آماده‌اید که بهترین برنامهریزی روزانه برای سال جدید انجام دهیم؟
اهدافتان را مشخص کنید فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهدافتان را لیست کنید. زمان‌بندی انجام کارها را تعیین کنید. کارها را براساس اولویتبندی در برنامه‌ی روزانه خود قرار دهید. شروع به اقدام کنید.
قدم اول: شناسایی اهداف و اولویتبندی
در ایجاد یک برنامهریزی روزانه کارآمد، نخستین قدم شناسایی دقیق و هوشمندانه اهداف است. سپس باید لیست اهداف خود را اولویتبندی کنید.
برای این کار ابتدا:
1.اهداف خود را یادداشت کنید– مشخص کردن اهداف سالانه، سه‌ماهه، ماهانه و روزانه.
در مرحله اول باید آنچه که می‌خواهید در کوتاه‌مدت یا بلندمدت به دست آورید را مشخص کنید. به‌عنوان‌مثال شخصی می‌خواهد در طول سال جدید مهارت زبان انگلیسی خود را تقویت کند و در آزمون آیلتس شرکت کند. هدف او رسیدن به نمره 7 در این آزمون است.
یکی از بهترین روش‌های در تعیین اهداف، استفاده از هدف‌گذاری اسمارت SMART است. هدف‌گذاری اسمارت یعنی تعیین:
- مشخص (Specific): اهداف باید واضح و مشخص باشند. در مثال قبل رسیدن به نمره 7 آیلتس یک هدف مشخص است.
- قابل اندازه‌گیری (Measurable): اهداف باید به گونه‌ای تعریف شوند که پیشرفت در راستای دستیابی به آنها قابل اندازه‌گیری باشد.مثال: “من قصد دارم ظرف ۶ ماه، توانایی دویدن خود را از ۵ کیلومتر بدون توقف به ۱۰ کیلومتر افزایش دهم.”
- قابل دستیابی (Achievable): در حالی که اهداف باید چالش‌برانگیز باشند، اما لازم است که واقع‌بینانه نیز باشند. اهداف باید با توجه به منابع، دانش و زمان موجود، قابل دستیابی باشند.
- مرتبط (Relevant): اهداف باید با ارزش‌ها، نیازها و اهداف بلندمدت شما مرتبط باشند. مثال: اگر هدف بلندمدت شما افزایش سلامتی است، هدف مرتبط می‌تواند این باشد: “من می‌خواهم برای بهبود سلامت خود، هفته‌ای سه بار ورزش کنم.”
- محدود به زمان (Time-bound): تعیین یک زمان‌بندی مشخص برای دستیابی به اهداف، به شما کمک می‌کند تا متعهد بمانید و انگیزه خود را حفظ کنید.مثال: “من تصمیم دارم تا پایان سال جاری، یک دوره آموزشی مدیریت پروژه را تکمیل کنم و گواهینامه PMP را دریافت کنم.”
در پست تهیه برنامه توسعه فردی در سال جدید، هدف‌گذاری اسمارت بررسی کردیم.
نگاهی به لیست اهداف خود به اندازید، کدام یک از آنها تأثیر بیشتری روی زندگی شما دارند؟ یا به‌عبارت‌دیگر، کدام یک بیشترین اهمیت را برای شما دارد؟ به‌عنوان‌مثال شاید: “گرفتن نمره 7 در آزمون آیلتس و شرکت در یک دوره آموزشی” اهداف شما باشد. حال باید ببینید که کدام یک از این اهداف برای شما اهمیت بیشتری دارند؟
یکی از مهمترین مزایای اولویتبندی در برنامهریزی روزانه، کاهش استرس است. زمانی که برای انجام مهمترین کارها و نیز رسیدن به بزرگ‌ترین اهداف برنامه دارید، استرس شما به طرز چشمگیری کاهش پیدا می‌کند.
بعد هدف‌گذاری هوشمندانه، بر اساس اولویتبندی خود، لیست وظایفی که برای رسیدن به اهدافتان باید انجام دهید در ادامه این موضوع را بررسی می‌کنیم:
گام دوم: مشخص کردن فعالیت‌ها
پس از تعیین اهداف، گام بعدی در ایجاد یک برنامهریزی روزانه کارآمد، شناسایی و مشخص‌کردن فعالیت‌ها است. در ادامه در ۳ مرحله فعالیت‌هایی که برای رسیدن به اهداف ضروری است را شناسایی و برای انجام آنها برنامهریزی می‌کنیم.
مرحله 1: تهیه لیست از فعالیت‌ها
اهدافتان را در نظر بگیرید. برای رسیدن به آنها چه فعالیت‌هایی باید انجام دهید؟ در لیست خود یادداشت کنید.
مرحله 2: تقسیم‌بندی فعالیت‌ها
فعالیت‌های بزرگ را به کارها کوچک تر تقسیم کنید. ممکن است در نگاه اول بعضی فعالیت‌های بزرگ برای شما دلهره ایجاد کند، اما با تقسیم آنها به کارهای کوچکتر، انجام آنها آسان‌تر می‌شود و انگیزه‌ی بیشتری برای انجام پیدا می‌کنید.
مرحله ۳: اولویتبندی فعالیت‌ها
حال برای افزایش کارآمدی برنامه رزوانه، فعالیت‌ها را باید اولویتبندی کنیم. این کار باعث می‌شود از صرف زمان روی کارهای بی اهمیت خودداری کنید.
برای اولویتبندی از یک روش بسیار ساده و کارآمد استفاده می‌کنیم:
ماتریس ایزنهاور
این ماتریس به شما امکان می‌دهد کارهایتان را بر اساس اهمیت و فوریت طبقه‌بندی کنید و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری در مورد اولویتبندی آنها داشته باشید. در ادامه، نحوه استفاده از این ماتریس و کاربردهای آن را بررسی می‌کنیم:
کارهای خود را در یکی از چهار دسته زیر قرار دهید:
مهم و فوری: کارهای که باید فوراً انجام شوند و تأخیر در آنها عواقب نامطلوبی داشته باشد.
مهم اما غیرفوری: کارهایی که اهمیت دارند اما فوریت کمتری دارند. برنامهریزی برای انجام این کارها به شما کمک می‌کند تا پیشرفت معناداری در اهداف بلندمدت خود داشته باشید.
غیرمهم اما فوری: کارهایی که فوریت دارند اما به طور مستقیم به اهداف شما کمک نمی‌کنند. امکان دارد بتوانید این کارها را به دیگران واگذار کنید.
غیرمهم و غیرفوری: کارهایی که نه فوریت دارند و نه به طور مستقیم به اهداف شما کمک می‌کنند. این کارها معمولاً باید حذف شوند یا به حداقل رسانده شوند.
پس از طبقه‌بندی وظایف، برنامهریزی خود را با تمرکز بر وظایف «مهم و فوری» آغاز کنید و سپس به سراغ وظایف «مهم اما غیرفوری» بروید. این امر اطمینان می‌دهد که انرژی و زمان شما بر روی کارهایی متمرکز می‌شود که بیشترین تأثیر را دارند.
گام سوم: زمان‌بندی انجام کارها:
بعد مشخص‌کردن مهمترین کارها، باید زمان‌بندی مناسب برای انجام آنها اختصاص دهید. زمان‌بندی در برنامهریزی روزانه باعث می‌شود از وقت خود به بهترین شکل استفاده کنید و مطمئن شوید برای انجام هر فعالیت زمان کافی اختصاص داده‌اید.
در این گام، ابتدا باید یک برآورد زمانی (مدت‌زمان موردنیاز برای انجام) برای هر فعالیت انجام دهید. برای این کار مهم است که واقع‌بینانه فکر کنید!
در ادامه برای زمان انجام هر فعالیت را در برنامهریزی روزانه خود باز کنید.
بیایید بیشتر این بخش رو بررسی کنیم:
چگونه برآورد زمانی انجام دهیم؟
- لیست فعالیت‌های خود که در مرحله‌ی قبل آماده کردید را بیاورید.
- زمان تقریبی انجام هر فعالیت را تخمین بزنید.
- موانع و چالش‌های احتمالی را در نظر بگیرید. (همیشه زمانی را برای تأخیرهای احتمالی یا موانع ناخواسته در نظر بگیرید. )
- براساس اولویتبندی فعالیت‌ها، زمان مشخصی را در تقویم خود به آن اختصاص دهید. (براساس تخمین زمانی، تعداد دفعات انجام فعالیت و مدت زمان آن را در طول هفته مشخص کنید. به‌عنوان مثال ۳ بار در هفته، روزی یک ساعت ورزش
نکته مهم: بعضی ساعت‌ها در طول روز هستند که هرفرد بیشترین بهره‌وری را در آن ساعات دارد. سعی کنید فعالیت‌های مهم را در ساعت‌هایی که بیشترین تمرکز و بهره‌وری را دارید، قرار دهید.
گام چهارم: اقدام
تا اینجا یک برنامه روزانه کارآمد نوشتیم، اما این تازه شروع کار است. مهمترین مرحله شروع به انجام فعالیت‌ها طبق برنامه است.
فراموش نکنید که این برنامه باید مرتب با لیست اهدافتان چک شود و اشکالات آن را برطرف کنید. در ادامه برخی نکات طلایی برای بهبود برنامه روزانه را با هم بررسی می‌کنیم:
انعطاف‌پذیری: حتی با برنامهریزی دقیق، همیشه امکان تغییرات وجود دارد. در برنامه‌ی خود، در هر روز زمان خالی قرار دهید.
بازبینی هفتگی: در پایان هر هفته، زمانی را برای بازبینی برنامهریزی خود اختصاص دهید. اگر فعالیتی انجام نشده دلیل آن را برای خود یادداشت کنید، تا در ادامه بتوانید آن را برطرف سازید.
تعیین جایزه: برای فعالیت‌های مهم و نیز تقویت انگیزه خود در انجام کارها، می‌توانید جوایزی برای خود مشخص کنید که در صورت انجام آن فعالیت برای خود تهیه کنید.
در ادامه به مرور برخی ابزارهای کاربردی برای برنامهریزی روزانه می‌پردازیم:
بهترین نرمافزارهای برنامهریزی روزانه:
Microsoft To Do
ویژگی‌ها: لیست‌های وظایف با امکان افزودن یادداشت، تاریخ انقضا، و یادآوری؛ همگام‌سازی با Outlook.
Todoist
ویژگی‌ها: ایجاد لیست‌های کاری با اولویتبندی؛ یادآوری‌ها و مهلت‌های زمانی؛ امکان همگام‌سازی بین دستگاه‌های مختلف.
Notion
ویژگی‌ها: ایجاد یادداشت‌ها، پایگاه‌های داده، کانبان بوردها؛ قالب‌های قابل سفارشی سازی؛ اشتراک با دیگران.
برنامه ریزی سال جدید به روش بولت ژورنال
یکی از روش‌های برنامهریزی روزانه برای آغاز سال جدید، استفاده از روش بولت ژورنال است، بولت ژورنال راهی خلاقانه و شخصی‌سازی‌شده است که به ما امکان می‌دهد تا اهداف، آرزوها و برنامه‌هایمان را با دقت و وضوح کامل مدیریت کنیم. این روش، که توسط رایدر کرول طراحی شده، فراتر از یک دفترچه یادداشت ساده است و به شما این امکان را می‌دهد که با استفاده از نمادهای ساده و ساختارهای منعطف، زندگی خود را به شیوه‌ای سازمان‌یافته مدیریت کنند. بولت ژورنال بر پایه ایده‌هایی چون لیست‌سازی، ثبت وقایع، و نظارت بر پیشرفت استوار است.
جدول برنامه ریزی
در ادامه عکس جدول برنامهریزی روزانه و ماهانه قرار دارد. می‌توانید از آنها برای طراحی برنامهریزی خود استفاده کنید.
سوالات متداول
1. چگونه می‌توان برنامهریزی روزانه خود را در صورت عدم موفقیت اولیه مجدد مجدد کرد؟
اگر برنامه اولیه به خوبی کار نکرد، مهم است که دلایل عدم موفقیت را بررسی و اولویت‌ها را مجدداً ارزیابی کنید. انعطاف‌پذیری و آمادگی برای امتحان کردن روش‌های مختلف برنامهریزی ۲ موضوع کلیدی در برنامهریزی هستند.
2. چه ابزارها یا برنامه‌هایی برای برنامهریزی روزانه و پیگیری پیشرفت توصیه می‌شود؟
ابزارهای دیجیتال متعددی برای برنامهریزی روزانه و پیگیری پیشرفت وجود دارند. Todoist برای مدیریت وظایف، Google Calendar برای برنامهریزی زمانی و Notion برای سازماندهی پروژه‌ها از جمله گزینه‌های محبوب هستند.
3. چگونه می‌توان بین وظایف فوری اما کم اهمیت با کارهای مهم اما غیرفوری در برنامهریزی روزانه تعادل ایجاد کرد؟
برای ایجاد تعادل بین کارهای فوری اما کم اهمیت با کارهای مهم اما غیرفوری، تصمیم‌گیری آگاهانه مورد نیاز است. استفاده از ماتریکس آیزنهاور برای اولویتبندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت می‌تواند مفید باشد.
کلام آخر
در این مقاله نحوه‌ی ایجاد برنامهریزی روزانه را در چهار گام بررسی کردیم. همینطور برخی نرمافزارهای کاربردی، جدول برنامهریزی روزانه و نکاتی برای اولویتبندی کارآمد کارها بیان شد.
شروع سال جدید، فرصت مناسبی برای هدف‌گذاری و برنامهریزی برای موفقیت است. پس اگر علاقه‌مندید در این سال به اهدافتان برسید، این آموزش برنامهریزی روزانه به شما کمک می‌کند.
